La communautĂ© des Offices Managers est la meilleuređ„
LâOffice Management est un mĂ©tier compliquĂ©. ArrivĂ© en France il y a quelques annĂ©es, il sâinscrit en plein dans lâĂšre actuelle du dĂ©veloppement du bien-ĂȘtre au travail, qui est de plus en plus important pour les entreprises. Câest un mĂ©tier en vogue et on assiste Ă une recrudescence du nombre dâOffice Managers en France.
Ătre Office Manager demande dâavoir un profil bien prĂ©cis âïž. Il faut savoir ĂȘtre dĂ©brouillard.e et rĂ©actif.ve en toute occasion. Il faut Ă©galement savoir prendre du recul et agir efficacement en priorisant ses tĂąches en continu car câest un mĂ©tier dans lequel il y a un flot constant de demandes de la part de nos collĂšgues. Il est aussi trĂšs important que lâOffice Manager soit quelquâun dâimpliquĂ©.e dans son travail car câest lui.elle qui fait vivre lâentreprise au quotidien, et qui donne le ton de lâambiance interne lorsque le CEO nâest pas lĂ . Comme le dit bien Rachel Pierre, senior office manager Freelance qui donne de nombreuses confĂ©rences sur ce sujet :
â Si le chef dâentreprise est la tĂȘte de celle-ci, lâOffice Manager en est le cĆur.â
Câest un mĂ©tier qui consiste en des tĂąches trĂšs diverses. NĂ©anmoins, on peut le diviser en deux parties principales selon moi :
- RĂ©gler les problĂšmes du quotidien afin que toute lâentreprise puisse avancer sans retenue et que les collaborateurs puissent travailler dans de bonnes conditions. On peut donner comme exemple la gestion des stocks du bureau, toute la partie entretien du bureau et du mobilier, la gestion des diffĂ©rents documents administratifs concernant les prestataires ou les employĂ©s ou encore apporter de la bonne humeur au quotidien, mais jâen passe.
- La rĂ©alisation de gros projets transverses pour lesquels aucun poste nâest attitrĂ©. Cela peut ĂȘtre pour lâĂ©vĂšnementiel interne, lâĂ©vangĂ©lisation sur les sujets de responsabilitĂ© de lâemployĂ© tels que lâĂ©co-responsabilitĂ©, ou lâĂ©galitĂ© homme/femme đââïžđââïž, ou dâautres projets divers et ponctuels, comme la mise en place dâune acadĂ©mie digitale ou la crĂ©ation dâune stratĂ©gie RSE đ± par exemple.
Le spectre des tĂąches Ă©tant trĂšs large (RH, ComptabilitĂ©, Recrutement, ĂvĂšnementiel, Administratif⊠la liste est longue), il est impossible de maitriser tous ces sujets Ă la perfection. Je prĂ©cise aussi que câest un poste qui est diffĂ©rent dâune entreprise Ă lâautre, chacun a donc ses petites spĂ©cialitĂ©s. LĂ oĂč un.e OM organisera des Ă©vĂšnements incroyables, il.elle aura peut-ĂȘtre besoin dâun coup de pouce en comptabilitĂ©, et vice-versa. Câest pourquoi les Office Managers sont en contact au quotidien afin de pouvoir Ă©changer et se donner des conseils sur tous les sujets que ce poste implique, car nous sommes seul.e.s dans notre entreprise contrairement aux autres Ă©quipes, on nâa donc personne pour nous aider si on a un problĂšme.
Ce contact quotidien entre les OM de diffĂ©rentes entreprises a permis de crĂ©er une communautĂ© incroyable pleine dâenvie, de savoir-faire et de bienveillance !
Il y a un an et demi maintenant, je suis devenu Office Manager. Je lâai dâabord Ă©tĂ© pour Kymono puis pour Everoad par la suite. Pour diverses questions jâai dĂ» faire appel Ă mes consĆurs et confrĂšres afin de mâaider dans mon travail. Câest alors avec un Ă©norme plaisir que jâai dĂ©couvert lâentraide qui existait dans ce mĂ©tier. Nous possĂ©dons diffĂ©rentes plateformes dâĂ©change dans lesquelles on peut poser tout genre de questions, et je dois dire que chacune de mes questions a reçu une rĂ©ponse prĂ©cise jusquâici. Câest dâailleurs le cas pour la plupart des questions qui sont posĂ©es et il y a pourtant des sujets assez pointus :
« Hello, petite question pour ceux qui ont Swile (ex-Lunchr) pour Paris. A combien sont vos TR pour une exonĂ©ration 60% de lâemployeur, 40% pour le salariĂ©. Je suis au max Ă 9,25⏠et je souhaite le baisser un peu. Le minimum dâun TR serait de 2⏠câest un peu light mon manger ça ;) Merci pour vos retours ! »
Tous les OM apportent donc Ă cette communautĂ© leur savoir(-faire) sur des sujets trĂšs variĂ©s. Câest dâailleurs le nombre de sujets maitrisĂ©s qui mâa impressionnĂ© lorsque je suis rentrĂ© dans le petit monde des OM.
LĂ oĂč un Sales ou un Growth Hacker dĂ©veloppe principalement ses compĂ©tences dans son domaine en approfondissant au maximum, les OMs ont une connaissance vaste sur de nombreux domaines de lâentreprise. Il est donc possible de se renseigner auprĂšs de cette communautĂ© sur des sujets comme le remplissage dâun document administratif, le choix dâun bon prestataire informatique, les rĂšgles lĂ©gales concernant un salariĂ©, lâorganisation dâun Ă©vĂšnement ou encore la location de bureaux, et ce nâest quâune infime partie des sujets abordĂ©s.
Qui plus est, bien au-delĂ des rĂ©ponses apportĂ©es aux questions qui se posent entre nous, beaucoup proposent des idĂ©es gĂ©niales pour animer la vie de lâentreprise et dĂ©velopper autant que possible le bien-ĂȘtre de nos collaborateurs đ. Par exemple, NoĂ©mie Divet, ancienne OM chez Lucca, a crĂ©Ă© chez eux les « Luccatalks ». Des confĂ©rences inspirantes avec un intervenant extĂ©rieur qui vient parler, une fois par mois, de sa passion đš, ses aventures đ, ou son parcours atypique. En plus dâorganiser ces Ă©vĂšnements, elle les a liĂ©s avec des causes qui ont du sens. Lâun des derniers a ainsi Ă©tĂ© couplĂ© Ă une collecte de protections hygiĂ©niques pour femmes mal logĂ©es ou sans abri, en partenariat avec lâassociation RĂšgles ĂlĂ©mentaires.
Enfin, qui dit mĂ©tier compliquĂ© et souvent sous-Ă©valuĂ©, notamment par nos collĂšgues respectifs qui pensent parfois quâon est juste leur baby-sitter (đ©) dit forcĂ©ment quelques petites baisses de moral de temps en temps. Il nâest donc pas rare que lâun.e dâentre nous vienne chercher un peu de rĂ©confort auprĂšs de cette communautĂ©, et reparte souvent avec un sourire plus grand que ce quâil.elle espĂ©rait. Toute la force de cette communautĂ© se situe lĂ , et câest pour ça quâelle est gĂ©niale !
Au-delĂ dâĂȘtre un mĂ©tier excessivement intĂ©ressant et diversifiĂ©, il suscite Ă©galement une dynamique trĂšs forte et de belles rencontres. Je suis ravi dâavoir fait ce choix pour toutes ces raisonsđ„
A bientĂŽt,
Louis
PS : Je vais sortir plusieurs articles sur le mĂ©tier dâOffice Manager dans les semaines Ă venir. Tu peux me suivre ici si ça tâintĂ©resse !